Nous avons choisi de ne pas présenter la déclaration de confidentialité sous la forme d'un grand bloc indigeste, car nous pensons que la subdivision en composantes logiques devrait améliorer la lisibilité. Au lieu de cela, nous avons subdivisé la déclaration de confidentialité en parties qui devraient être lisibles séparément, même si ces parties contiennent parfois des références à un autre volet avec plus d’explications sur un certain point. 

Il y a une partie générale dans laquelle sont exposés un certain nombre d'éléments bons à savoir pour la plupart, voire pour tous les traitements qui ont lieu dans le cadre de votre relation avec Fidea. Cette partie contient :

• des informations sur Fidea, qui sera le plus souvent le responsable du traitement de vos informations ;
• les coordonnées du Data Protection Officer de Fidea, il s’agit de la personne qui est désignée au sein de Fidea pour, de manière indépendante, conseiller les opérateurs des traitements des données de Fidea et contrôler ces traitements ;
• les informations sur les droits que la loi vous attribue en votre qualité de personne concernée dans le cadre du traitement de données et comment vous pouvez les exercer auprès de Fidea ;
• les informations générales sur les destinataires, en d’autres termes, sur les personnes qui reçoivent les données à caractère personnel que Fidea traite.

Nous avons défini différents points d’entrée en fonction de la qualité que vous avez dans votre relation avec Fidea. Nous espérons ainsi pouvoir vous expliquer plus concrètement ce que Fidea fait de vos données à caractère personnel. Attention, plusieurs qualités peuvent s'appliquer à vous. Nous avons listé les qualités suivantes :

• concernant les polices d'assurance
  • preneur d'assurance
    • preneur d'assurance particulier
    • preneur d’assurance multiassurance, cette qualité vous permet de bénéficier d’un programme particulier tel que Elit3 ou Trigone
  • assuré
  • personne lésée
  • bénéficiaire
• tiers vis-à-vis de toute police d’assurance
  • participant à un concoursorganisé par Fidea pour lequel, en fonction du règlement du concours, vous ne devez pas toujours être un preneur d’assurance
  • utilisateur de Fidea’pp, ce qui ne sera probablement le cas que si vous êtes également preneur d’assurance
  • visiteur du site web de Fidea
  • visiteur des bureaux Fidea à Anvers ou à Braine-l’Alleud, où les bâtiments sont équipés de caméras de surveillance 
• concernant la distribution des polices d'assurance
  • intermédiaire
• concernant l’exécution des polices d’assurance
  • médecins-contrôle
• si vous êtes intéressé par travailler chez Fidea
  • candidat-collaborateur

Ensuite, nous avons un certain nombre d'ensembles de données ou de traitements spécifiques qui n'entrent pas dans les catégories établies parce qu’ils constituent un tout plus ou moins distinct et parce que nous pensons que vous pouvez avoir des questions spécifiques à leur sujet. Il s'agit des éléments suivants : 

• les données sanitaires 
• les appels téléphoniques
• la correspondance
• Datassur
• AssurCard

Nous ajoutons également quelques informations générales concernant la législation sur la protection de la vie privée, nous y incluons nos références à des sources externes, et quelques principes de base en matière de sécurité de l’information, auxquels vous pouvez également contribuer. 

Nous vous conseillons de lire attentivement les parties adéquates de la présente déclaration de confidentialité parce que celle-ci porte sur vos droits et obligations. Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont Fidea collecte et traite vos données à caractère personnel, nous vous conseillons de prendre les mesures nécessaires, par exemple en le signalant via les canaux prévus (voir ci-après « Exercice » de vos droits).

Fidea 

Dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité, « Fidea » renvoie à Fidea SA, un assureur actif en Belgique. Fidea est identifiée sur la base de ce qui suit :

• le numéro d’entreprise BE0406.606.069 ;
• le numéro d’agrément 0033 auprès de la Banque nationale de Belgique ;
• le numéro d’agrément 028672 A auprès de la FSMA.

Le siège social de Fidea est situé à l’adresse suivante : Delacenseriestraat 1, 2018 Anvers. 

Vous trouverez de plus amples informations, les plus récentes, sur Fidea et ses activités sur le site web www.fidea.be dans la partie « informations juridiques» dans le volet « a propos de fidea». 

Responsable du traitement

Pour la plupart des points repris dans cette déclaration de confidentialité générale, Fidea détermine pourquoi et (dans les grandes lignes) comment les données (personnelles) sont traitées. Fidea est donc responsable du traitement de ces données (personnelles). De ce fait, Fidea est responsable du respect des exigences légales en matière de traitement des données (personnelles).

Fidea se considère également comme responsable du traitement des assurances groupe souscrites par une personne morale (qui en général est aussi, séparément, responsable du traitement), par exemple les assurances accidents du travail pour les travailleurs, les assurances hospitalisation pour les travailleurs et leur famille, l’assurance responsabilité pour les administrateurs, l’assurance responsabilité pour bénévoles, etc.

Toutefois, Fidea n’est pas toujours le (seul) responsable du traitement. Fidea est parfois responsable au même titre que d’autres organisations. 

Ainsi, par exemple, les courtiers déterminent en grande partie eux-mêmes pour quelle raison et de quelle manière vos données à caractère personnel sont traitées, indépendamment de l’assureur qui apparaît seulement après une sélection. C'est pourquoi le courtier est le responsable du traitement en première ligne. 

Un autre exemple est celui des intermédiaires (courtiers ou agents) qui exercent une autre activité que l’intermédiation en assurances, par exemple l’intermédiation pour des services bancaires. Fidea n’a rien à voir avec ces autres activités et vous devrez le cas échéant demander des informations supplémentaires à votre intermédiaire. 

Fidea a désigné un Data Protection Officer (« délégué à la protection des données »). Ce Data Protection Officer peut être contacté par courrier au siège social de Fidea ou par e-mail à l’adresse privacy@fidea.be. 

Alors que, pour la plupart des catégories de personnes concernées, nous nous pencherons sur des traitements spécifiques, il existe un certain nombre de traitements qui s'appliquent à la (quasi-)totalité des personnes concernées. Généralement, c'est parce que la loi prescrit ces traitements, que ce soit ou non après une décision d'une autorité ou d'un tribunal.

Ainsi Fidea traite-t-elle les données à caractère personnel dans le cadre de :

• la bonne organisation permettant de réagir correctement en cas d’insatisfaction d’une personne, d'introduction d'une plainte auprès de Fidea ou d'escalade de la plainte auprès de l’Ombudsman des assurances ;
• la bonne organisation permettant de réagir correctement si une personne exerce ses droits conformément à la législation sur la vie privée et la protection des données, comme le Règlement général sur la protection des données, la législation relative à la vie privée en ligne (reprise dans le livre XII du Code de droit économique, auparavant dans la loi du 11 mars 2003 et l’AR du 4 avril 2003), la législation relative aux droits des patients, etc. ;
• l’obligation de répondre aux questions légitimes de l'Autorité de protection des données ;
• l’obligation de répondre aux questions légitimes des organes de surveillance des institutions financières comme la FSMA [https://www.fsma.be/fr] et la Banque Nationale [www.nbb.be], c’est-à-dire la législation de contrôle (notamment les lois du 9 juillet 1975, du 16 février 2009 et du 4 avril 2014) ;
• l’obligation de répondre aux questions légitimes des autorités judiciaires telles que la police, le parquet, le juge d’instruction et le tribunal, dans le cadre de la législation policière et de la procédure (pénale) (notamment le code judiciaire et le code d'instruction criminelle) ;
• l’obligation, en cas de saisie conservatoire ou exécution, de transmettre des informations au saisissant et/ou à son huissier de justice (lesdites informations à transmettre étant principalement décrites dans le code judiciaire), lesquelles seront conservées au moins jusqu'à l'avis de levée de la saisie ;
• l’obligation de répondre aux questions légitimes des autorités fiscales, dans le cadre de la législation fiscale (notamment le code des impôts sur le revenu), les informations à transmettre étant à conserver jusqu'à la preuve du respect de cette obligation ;
• l’organisation d’un système de gestion approprié (prévention, limitation, détection et approche) des risques, dont les risques d'assurance, de crédit, de contrepartie et de marché, les risques en matière de gestion des informations et de respect de la loi, le risque de fraude par les collaborateurs, clients et/ou fournisseurs, le risque de comportement contraire à l'éthique ou d'erreurs par les collaborateurs, etc., dans le cadre de la législation sur les entreprises d'assurances (notamment la législation sur le statut et le contrôle des entreprises d'assurances ou de réassurance du 13 mars 2016), tant au niveau central (rassemblement des données des clients et des groupes de clients) que décentralisé (notamment par la diffusion de signaux de risque) ;
• la réalisation d'études, modèles (risques, marketing et autres) et statistiques, rompant au plus vite le lien avec les individus, notamment pour soutenir le fonctionnement de Fidea, en particulier la fonction actuarielle de Fidea, c'est-à-dire pour pouvoir estimer le plus précisément possible les risques pour la compagnie d'assurances de Fidea ;
• l'évaluation, la simplification et l'amélioration des processus ;
• la formation du personnel ;
• la sécurité, la protection et la surveillance des personnes et des biens ;
• la lutte contre la fraude ;
• la gestion centralisée, coordonnée ou efficace des clients et des groupes de clients ou le soutien à cette gestion, y compris par la création de segments (par exemple, particuliers, entreprises, indépendants…) et de profils de personnes pour la gestion de clients ou pour la détection des besoins du client.

Le régime de la présente déclaration générale de confidentialité ne s'applique pas aux personnes morales telles que les sociétés (SA, SPRL, etc.) et les associations (ASBL, fondations, etc.). Elle peut toutefois s'appliquer aux personnes physiques liées à des personnes morales, comme les personnes de contact, les représentants légaux et les bénéficiaires effectifs (que l'on appelle « UBO »). 

En règle générale, seules les données suivantes de ces personnes physiques liées font l'objet d'un traitement :

• les données d'identification, comme le nom, la date de naissance, lorsque la loi l'autorise ou l'exige (par ex. pour des raisons de prévention du blanchiment), le numéro de registre national également ;
• les coordonnées (professionnelles, mais parfois aussi privées).

Pour le traitement des données de personnes qui sont assurées par la personne morale, par exemple dans le cadre d’une assurance accidents du travail ou d’une assurance responsabilité des administrateurs, on renverra à la partie consacrée à « l'assuré  » en sa qualité de personne concernée.

Vos droits

Le Règlement général sur la protection des données vous confère, en votre qualité de personne concernée, un certain nombre de droits. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD), principalement au chapitre 3.

Les grandes lignes sont les suivantes : 

• Vous avez droit à des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel avant même qu’elles ne soient traitées (art. 12-14 RGPD). Fidea vous fournit ces informations par le biais de cette déclaration générale de confidentialité et de déclarations spécifiques de confidentialité placées aux endroits adéquats, par exemple dans des formulaires (en ligne), dans l’application Fidea'pp, via votre intermédiaire, etc.
• Vous disposez d'un droit d'accès aux données qui vous concernent (art. 15 RGPD). 
• Si les informations ne sont pas exactes, vous pouvez en exiger la rectification par écrit (art. 16 RGPD).
• Sous certaines conditions, vous avez droit à l’effacement des données, également connu sous le nom de « droit à l’oubli » (art. 17 RGPD) et/ou pouvez imposer des limitations au traitement, par exemple si Fidea conserve ou transmet vos données à caractère personnel à des tiers sans qu’il n’y ait (plus) de raison (art. 18 RGPD).
• Vous avez le droit de recevoir sous forme numérique ou de transmettre à des tiers certaines informations transmises à Fidea et que Fidea traite numériquement (art. 19 RGPD). On connaît également ce principe sous le nom de « droit à la portabilité (des données) ».

Qui exerce le droit ?

En règle générale, vous devez exercer vous-même votre droit.

Si vous êtes un représentant (légal), vous pouvez en principe exercer les droits du représenté au profit du représenté. Par exemple, un parent peut exercer les droits de son enfant mineur, à moins que le mineur ne s’y oppose ou que le parent aille (manifestement) à l’encontre des intérêts du mineur.

Comment exercer ces droits ?

Pour l'exercice de ces droits, vous pouvez suivre la procédure d'introduction de plaintes de Fidea. Sur la base d’une formation et/ou d’instructions, les gestionnaires de plaintes traiteront eux-mêmes les demandes simples. En outre, vous pouvez toujours considérer le Data Protection Officer (DPO) de Fidea comme un point de contact. Vous pouvez contacter le DPO par l'intermédiaire de l'adresse privacy@fidea.be. 

Si vous exercez vos droits, nous vous demandons d’être aussi précis que possible afin que votre question puisse être traitée concrètement. 

Nous attirons également votre attention sur le fait que votre identité doit pouvoir être raisonnablement vérifiée afin de vous permettre d’exercer vos droits, pour éviter que quelqu’un d’autre ne les exerce. 

Nous partons du principe que nous procédons de la même manière pour vous identifier et vérifier votre identité que lorsque nous avons collecté vos données.

Nous devrons donc parfois vous demander de fournir la preuve de votre identité. C’est le cas par exemple 

• si vous nous demandez de faire quelque chose qui nous oblige à vous fournir des données, car nous ne voulons pas transmettre vos données à une autre personne ou
• si vous demandez de supprimer des données importantes, car nous ne voulons pas que n’importe qui puisse faire supprimer des données que nous devons avoir d'après vos informations. 

En ce qui concerne les assurances vie, par exemple, nous vous demanderons normalement d’ajouter une copie de votre carte d’identité. Vous pouvez effacer les éléments de votre carte d'identité qui ne sont pas pertinents pour vérifier votre identité.

Marketing direct 

Pour vous opposer au marketing direct (une approche « sur mesure »), nous sommes plus flexibles. Vous pouvez exercer votre droit d’opposition contre le marketing direct 

• en transmettant votre opposition au service des plaintes de Fidea ;
• en cochant la case correspondant au choix de ne plus être contacté par e-mail ;
• en vous opposant, si vous êtes appelé par Fidea ou à sa demande, à cet appel ou, en règle générale, au marketing direct (approche « sur mesure »), alors la personne qui vous appelle l'inscrira à votre demande.

Veuillez noter que Fidea peut vous contacter, même en cas d’opposition au marketing direct, à d’autres fins, comme le respect d'une obligation légale ou l’exécution du contrat (avis d’échéance, par exemple).

Fidea souligne également qu'une opposition que Fidea enregistre n'a pas d'impact sur les éventuelles actions d'intermédiaires d'assurances, par exemple votre courtier d'assurances, qui sont eux-mêmes responsables du traitement. Vous devez exercer vos préférences en ce qui concerne les messages de vos intermédiaires en assurances à l’égard de ces mêmes intermédiaires en assurances. Pour ce faire, nous vous conseillons de consulter leur déclaration de confidentialité.

Retour sur opposition

Si vous avez fait opposition à un traitement et que Fidea a pu accéder à votre demande d'opposition, vous ne serez plus contacté(e) à des fins d'information, de publicité ou de propositions « sur mesure » après avoir donné votre consentement à un tel traitement.  

Autorité de protection des données

Pour de plus amples informations sur vos droits en matière de protection des données ou en cas de désaccord avec le point de vue de Fidea, vous pouvez vous adresser à l'Autorité belge de protection des données : www.autoriteprotectiondonnees.be (voir art. 77 RGPD). 

Dans cette partie, nous indiquons qui, de manière générale, reçoit les données ou a ou peut avoir accès à vos données à caractère personnel. Nous les approfondirons dans les parties plus détaillées.

Collaborateurs Fidea

Uniquement les personnes qui sont habilitées pour avoir accès aux données à caractère personnel qui sont pertinentes pour l'accomplissement de leur mission. Ces personnes ne peuvent utiliser les données que si et dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement de leur mission. Elles sont tenues à une stricte discrétion professionnelle et au respect de toutes prescriptions techniques visant à garantir la confidentialité des données à caractère personnel et la sécurité des systèmes qui les contiennent.

Fidea prend en interne des mesures techniques et organisationnelles pour éviter que des données (à caractère personnel) ne tombent entre les mains de ou soient traitées par des personnes non autorisées ou soient modifiées ou détruites par inadvertance. Les locaux, les serveurs, le réseau, les transferts et les données sont sécurisés selon des règles internes. Ces règles font, à leur tour, l'objet d'un contrôle supervisé par un service spécialisé.

Sous-traitants intervenant à la demande de Fidea

Généralités

Pour l’exécution de plusieurs traitements, Fidea fait appel à des tiers spécialisés qui exécutent des missions (partielles) et le traitement des données correspondantes pour et au profit de Fidea (ci-après dénommés « sous-traitants »). 

Lors des transferts d'information vers ces sous-traitants, il arrive que des données parviennent dans des centres de traitement de données situés dans d'autres pays dont la législation, le cas échéant, n’offre pas une protection des données équivalente à celle de l’Europe. Cependant, dans un contexte international de plus en plus propice aux technologies de l'information et au secteur financier, il est inévitable que les données quittent l'Europe dans certains cas. 

Fidea veille à ce que les tiers concernés disposent uniquement des données nécessaires à l’exécution de leurs missions et s’engagent envers Fidea à utiliser ces données uniquement pour l’exécution de leurs missions dans les limites des instructions données par Fidea et dans le respect d’autres accords tels que prescrits par la loi. 

Fidea décline toute responsabilité si ces tiers, conformément à leurs obligations (légales) imposées à l’étranger, transmettent des données à caractère personnel de clients aux autorités locales.

Les sous-traitants typiques du secteur des assurances

Pour l’exécution de certaines obligations à l’égard de ses preneurs d’assurance et/ou assurés, Fidea fait appel à des tiers spécialisés qui sont actifs tant en Belgique qu’à l’étranger. C’est le cas, par exemple, des institutions et prestataires de services tels que 

• les intermédiaires en assurances qui agissent selon les processus de Fidea sur les systèmes de Fidea selon les instructions de Fidea, comme les agences d'assurance exclusives ;
• des médecins-contrôle qui agissent selon les procédures de Fidea sur les systèmes de Fidea conformément aux instructions de Fidea.

Des contrats reprenant les principes de bonne gestion des données et de bonne protection des données ont été conclus avec ces sous-traitants.

Attention : ces parties ne sont pas des sous-traitants pour Fidea, mais des responsables de traitement indépendants s’ils n’agissent pas selon les processus de Fidea sur les systèmes de Fidea selon les instructions de Fidea.

Autres sous-traitants 

En outre, Fidea fait appel, directement ou indirectement, à d’autres sous-traitants, tels que : 

• des prestataires de services (de protection) TIC, comme les centres de données, les fournisseurs de la plateforme sur laquelle les contrats d’assurance sont gérés, les prestataires de services qui offrent un soutien pour la mise sur pied, la maintenance, le test et l’amélioration de la sécurisation des systèmes TIC de Fidea ;
• des bureaux de marketing et de communication, comme des applications de campagne d’e-mailing, des prestataires de services qui organisent des campagnes de mailing par courrier, notamment pour fournir des quittances, des parts bénéficiaires et des attestations fiscales aux preneurs d’assurance ;
• des sociétés de sécurité et de surveillance ;
• des prestataires de services pour l’archivage de documents papier ;
• des prestataires de services de destruction sécurisée de documents papier.

Des contrats reprenant les principes de bonne gestion des données et de bonne protection des données ont été conclus avec ces sous-traitants.

Autres responsables de traitement avec lesquels Fidea collabore

Comme c'est l'usage dans le secteur des assurances, Fidea collabore également avec plusieurs autres responsables de traitement. Ceux-ci sont eux-mêmes, en règle générale indépendamment de Fidea, responsables du traitement des données qu’ils traitent. 

Les principaux sont :

• les intermédiaires en assurances s'ils n'agissent pas selon les processus de Fidea sur les systèmes de Fidea selon les instructions de Fidea, ce qui est généralement le cas des courtiers en assurance ;
• les intermédiaires d’assurance (courtiers) opérant à l’échelle mondiale en vue d’assurer les risques internationaux ;
• les entreprises de réassurance qui interviennent en vue de réassurer les risques pris en assurance par Fidea en tant qu'assureur afin de limiter ainsi le risque propre de Fidea ;
• les entreprises de coassurance qui agissent en vue de répartir les risques pris en assurance ;
• Datassur (https://www.datassur.be/fr/) avec entre autres
  • un fichier « risques spéciaux » au niveau du secteur des assurances (connu sous le nom de « RSR ») auquel Fidea se connecte et dont elle tire des données,
  • une plateforme pour la mise à disposition d'attestations d'assurance auto (https://www.carattest.be)
  • une plateforme / application de déclaration d'accidents de voiture (« crashform ») intégrée à la Fidea'pp.
  • la plateforme de traitement accéléré des dommages aux installations publiques (« Bureau de Coordination d’Expertises » ou « BCE ») ;
• Identifin (www.identifin.be) en vue d’accéder au registre national dans le cadre de la législation sur la prévention du blanchiment et de la réglementation relative aux comptes dormants ;
• bureaux d'indemnisation (internationaux) ayant des succursales dans le monde entier (pour une liste, voir le site web de l'Office belge des assureurs automobiles (www.bbaa-bbav.be); 
• Carglass SA (www.carglass.be), pour la réparation de vitres dans le cadre de l’assurance auto ;
• des avocats, par exemple dans le cadre de l’assistance juridique.

Entités du Groupe Baloise

Fidea peut partager des données à caractère personnel avec d’autres entités du Groupe Baloise et en recevoir de ces dernières. Ces traitements de données ont lieu à différentes fins :

• pour se conformer aux obligations légales et réglementaires (par exemple la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, la législation relative aux sanctions financières et aux embargos, la législation fiscale, etc.) ;
• pour respecter un contrat avec la personne concernée ou, à la demande de la personne concernée, pour prendre des mesures en vue de la conclusion d'un contrat (par exemple pour évaluer le risque, pour évaluer quel produit ou service correspond le mieux à vos besoins, etc.) ;
• en vue de la défense d’intérêts légitimes (par exemple la prévention de la fraude, la protection des systèmes informatiques, l’établissement de statistiques à des fins de recherche, etc.).

Quand peut-on répondre aux questions de « tiers » ? 

Compte tenu du devoir de discrétion de Fidea et de la législation relative à la protection des données, les demandes de tiers, hormis une seule exception, doivent être basées soit sur une disposition légale, soit sur le consentement de la personne concernée. Dans ce dernier cas, nous conseillons de demander les données à la personne concernée. 

Fidea ne peut être tenue responsable si Fidea ou les parties avec lesquelles Fidea collabore (voir « destinataires ») doivent transmettre des données à caractère personnel aux autorités compétentes (par exemple le fisc ou la police) conformément aux obligations légales en vigueur ou aux instructions valables.

À qui pouvez-vous/devez-vous vous adresser si vous êtes un « tiers » ?

Si vous avez des questions sur des clients en tant que tiers (par ex. police, notaire, avocat…) et si vous n’avez pas reçu de personne de contact spécifique, envoyez votre demande au Data Protection Officer (DPO) de Fidea (voir ci-dessus). Ce service spécialisé évaluera votre demande et vous donnera une réponse, si possible compte tenu notamment du devoir de discrétion et de la législation relative à la protection des données.

Fidea examinera périodiquement – au moins chaque année – si des modifications de son organisation et de ses processus et/ou de son environnement (comme le cadre légal, la technologie…) requièrent d’adapter cette déclaration. Si nécessaire, Fidea adaptera cette déclaration.

En règle générale, Fidea ne vous informera pas activement de la modification. C’est le cas lorsque les modifications ne concernant pas des éléments impliquant votre autorisation, par exemple des modifications de l’adresse de Fidea, des modifications qui sont la conséquence d’une obligation légale, etc. Néanmoins, Fidea essaiera – si cela est possible sans frais supplémentaires particuliers, par exemple par le biais d’une communication qui doit de toute façon déjà avoir lieu – de vous avertir du changement.