Introduction

Respect de la vie privée

Fidea attache beaucoup d’importance à la protection de votre vie privée. Elle s'efforce de traiter les (vos) données à caractère personnel de manière légale, honnête et transparente. L’objectif de la présente Déclaration est de vous informer sur la manière dont Fidea traite les données à caractère personnel qui vous concernent, que vous soyez preneur d'assurance (prospect ou candidat-preneur), assuré(e), bénéficiaire ou tiers (par ex. partie préjudiciée, témoin, etc.).

"Traitement des données à caractère personnel"

Une donnée à caractère personnel est toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (dénommée "personne concernée" dans la Loi vie privée). Il peut s'agir du nom d'une personne, d'une photo, d'un numéro de téléphone (même d'un numéro de téléphone professionnel), d'un code, d'un mot de passe, d’un numéro de police, d’un lien avec une entreprise ou d’autres personnes, d'une adresse e-mail,…
Le traitement de données est toute opération ou ensemble d'opérations appliquées à des données à caractère personnel. Ces opérations sont particulièrement variées et concernent notamment la collecte, la sauvegarde, l'utilisation, la modification, la communication des données.

Conseil : lisez la présente Déclaration

Nous vous conseillons de lire attentivement la présente Déclaration, car elle concerne vos droits ainsi que vos obligations. La relation clientèle avec Fidea induit la présomption que vous avez donné votre autorisation, pour autant que de besoin, à tous les traitements mentionnés dans la présente Déclaration en matière de respect de la vie privée, y compris les traitements en vue de marketing direct. Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel, nous vous conseillons d’entreprendre les démarches nécessaires, par exemple en notifiant votre désaccord par le biais des canaux prévus (voir "Exercice" de vos droits ci-dessous).
Vous trouverez à la fin de la présente Déclaration une table des matières, qui vous permettra d’avoir une meilleure vue d’ensemble de ce texte.

Compléments d’information – renvoi

Vous trouverez davantage d'informations sur la loi relative à la protection de la vie privée en Belgique sur le site Internet de la commission belge de la protection de la vie privée : www.privacycommission.be.

Fidea

Fidea SA est un assureur actif en Belgique. Son siège social est sis Delacenseriestraat 1 à 2018 Antwerpen.
Vous trouverez plus d'informations sur les activités de Fidea sur son site Internet, www.fidea.be.

Responsable du traitement

Conformément à la Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (mieux connue sous le nom de "Loi vie privée"), Fidea est responsable du traitement des données à caractère personnel du preneur d'assurance (prospect ou candidat-preneur), de l’assuré(e) ou du(de la) bénéficiaire notamment. De ce fait, Fidea est tenue de respecter les exigences légales en matière de traitement de vos données aux fins qu'elle
Fidea traite également (mais exceptionnellement) des données en tant que sous-traitant pour d'autres entreprises, par ex. lorsqu'elle intervient en tant que canal de distribution pour d'autres entreprises d'assurances. Dans ces cas, Fidea traite vos données à caractère personnel en qualité de preneur d'assurance, d’assuré(e) ou de bénéficiaire de ces entreprises d’assurances. Elle se conforme en cela aux instructions du responsable du traitement.

Vos droits lors du traitement de vos données à caractère personnel

Vos droits

Lors du traitement de vos données à caractère personnel, vous avez globalement les droits suivants :

• Vous avez un droit d’accès aux données qui vous concernent.
  
• Le cas échéant, vous pouvez exiger par écrit la rectification de données erronées ou le blocage, voire l’effacement, de données ayant été indûment traitées.
  
• Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct (voir ci-dessous).
  

Exercice

Pour l'exercice de vos droits, vous pouvez toujours considérer le service Privacy de Fidea comme votre première personne de contact. Vous pouvez contacter le service Privacy à l'adresse privacy@fidea.be.
Lors de l’exercice de vos droits, nous vous demandons d’être le(la) plus précis(e) possible, afin que votre demande puisse être concrètement traitée. Nous vous signalons aussi que, pour l’exercice de vos droits, votre identité doit pouvoir être raisonnablement vérifiée, afin d’éviter que quelqu'un d’autre ne les exerce à votre place.
Si vous êtes un représentant (légal), vous pourrez exercer les droits du représenté. Ainsi, un parent pourra par exemple exercer les droits de son enfant mineur d'âge.
Pour des compléments d’information ou pour marquer votre opposition au point de vue adopté par Fidea, vous pouvez vous adresser à la commission belge de la protection de la vie privée : www.privacycommission.be.

Opposition au marketing direct

Vous avez le droit de vous opposer au marketing direct ("approche sur mesure"):
en signalant votre opposition au service Privacy de Fidea (privacy@fidea.be) détermine elle-même (voir ci-dessous "Pourquoi Fidea collecte-t-elle et traite-t-elle vos données à caractère personnel ?")

• en signalant en cochant la case ad hoc que vous ne souhaitez plus être contacté(e) par e-mail,
  
• si vous êtes appelé(e) par ou à la demande de Fidea et si vous vous y opposez, ou si, plus généralement, vous refusez le marketing direct (approche "sur mesure"), la personne qui vous appelle l’indiquera à votre demande dans le système.

Si vous avez exercé votre droit à l’opposition, vous pourrez ultérieurement, si vous le désirez, (ré)autoriser les activités de marketing direct. Le contenu précis de cette disposition figure sous le titre "Intérêt légitime particulier : le marketing (direct)". Remarque : même en cas d’opposition, Fidea pourra vous contacter à d’autres fins, par exemple dans le cadre d’une obligation légale ou pour l’exécution du contrat (avis d'échéance notamment).

Protection et confidentialité

Seules les personnes qui y sont habilitées ont accès aux données à caractère personnel qui sont pertinentes pour l’accomplissement de leur mission. Ces personnes ne peuvent utiliser ces données que si, et pour autant que, cela soit nécessaire à l’accomplissement de leur mission. Elles sont tenues de respecter une stricte discrétion professionnelle ainsi que toutes les prescriptions techniques visant à la préservation de la confidentialité des données à caractère personnel et à la sécurité des systèmes qui les stockent.
Fidea prend en interne des mesures techniques et organisationnelles pour éviter que les données (à caractère personnel) ne tombent entre les mains de personnes non autorisées, que ces dernières ne les traitent, ou qu’elles soient modifiées ou effacées par inadvertance. Les locaux, les serveurs, le réseau, les transferts et les données sont protégés en application de règlementations internes. Un service spécialisé est à son tour chargé de vérifier ces protections.
Mais vous aussi avez votre rôle à jouer ! Fidea n'a en effet que peu, voire aucune, influence sur certains aspects du traitement (technique) des données. C'est par exemple le cas d’Internet ou de la communication mobile (sur smartphones par ex.), pour lesquels aucune sécurité totale ne peut être proposée. Il est en effet impossible à Fidea d'être toujours en mesure de parer efficacement et en permanence aux attaques de (cyber)criminels (hackers par ex.). Parfois, Fidea n'aura elle-même aucune emprise sur ces éléments, notamment lorsqu’une personne a pu s'emparer de vos données d'identification en installant un programme dans votre ordinateur (par ex. des "spywares") ou en créant un site Internet factice (par ex. techniques de "phishing").
Nous vous demandons dès lors, lorsque vous transmettez des données à Fidea ou que vous lui demandez de vous envoyer des données, de bien vouloir tenir compte du fait que certains canaux de communication sont moins sûrs que d’autres.
Vous pouvez vous-même prendre activement certaines mesures pour empêcher d’éventuels abus ou, à tout le moins, pour les freiner :

• installer un logiciel antivirus et le tenir à jour,
  
• ne jamais laisser votre matériel informatique ou vos moyens d'accès sans surveillance ; signaler immédiatement toute perte de moyens d'accès comme des mots de passe
  
• vous déconnecter en cas d’inutilisation (temporaire) d’une application,
  
• veiller à la stricte confidentialité de vos mots de passe et les rendre plus difficiles à deviner en vous abstenant d’utiliser des termes ou des chiffres trop évidents, en combinant suffisamment les chiffres et les lettres,…
  
• être vigilant(e) face aux éventuels éléments insolites, comme une adresse Internet inhabituelle (par ex. www2.fidea.be), des demandes étranges (par ex. une demande de transmettre vos données client par e-mail),…
  
• respecter les instructions spécifiques de Fidea.

Sous-traitants pour le compte de Fidea

Généralités

Pour l’exécution d’un certain nombre de traitements, Fidea fait appel à des tiers spécialisés (les "sous-traitants") qui sont actifs en Belgique et à l’étranger. Ils traitent alors les données pour le compte de Fidea.
Il se pourrait, lors de tels échanges, que des données arrivent dans d’autres pays où sont implantés des centres de traitement des données ("data centers") et dont la législation n’offre, le cas échéant, pas de protection des données analogue à celle prévue dans la législation européenne. Toutefois, dans un contexte international – élément sans cesse plus intrinsèque de la technologie de l’information et du secteur financier – il est impossible d’éviter que certaines données ne quittent, dans certains cas, le continent européen.
Fidea s’assure que les tiers concernés :

• ne disposent que des données nécessaires à l'exécution de leurs missions, et
  
• s’engagent vis-à-vis de Fidea à, d'une part, traiter ces données de manière sûre et confidentielle et, d'autre part, à ne les utiliser que pour l’exécution de leurs missions.

Fidea ne peut être tenue pour responsable au cas où ces tiers, conformément aux obligations imposées à l’étranger, transmettent les données à caractère personnel de clients aux autorités locales ou si, en dépit de mesures raisonnables, des incidents venaient à se produire chez ces tiers.

Sous-traitants typiques du secteur des assurances

Pour l’exécution d’un certain nombre d’obligations à l’égard de ses preneurs d'assurance et/ou de ses assurés, Fidea fait appel à des tiers spécialisés qui sont actifs tant en Belgique qu’à l’étranger. C'est par exemple le cas d’institutions et de prestataires de services comme :

• les agences d'assurances exclusives,
  
• les courtiers d'assurances,
  
• les intermédiaires d'assurances actifs dans le monde entier, dans le cadre de la couverture de risques internationaux,
  
• la plate-forme de santé électronique e-health (www.ehealth.fgov.be), notamment pour l’échange sécurisé de données en matière de santé, par ex. entre les médecins de la victime et l’assureur,
  
• le GIE Datassur (Groupement d’Intérêt Économique, www.datassur.be) : un fichier regroupant les "risques spéciaux" au niveau du secteur des assurances,
  
• la SA Assurcard (www.assurcard.be), qui se charge de la communication entre le secteur des assurances et les prestataires de services,
  
• les bureaux (internationaux) de règlement de sinistres, avec des établissements dans le monde entier,
  
• les entreprises de réassurance, dans le cadre de la réassurance des risques couverts par Fidea en qualité d’assureur, afin de limiter de la sorte le risque propre pris en charge par Fidea,
  
• les entreprises de protection et de gardiennage.
  
  

Autres sous-traitants

Fidea peut en outre faire appel, directement ou indirectement, à d'autres sous-traitants, tels que :

• des avocats et autres consultants,
  
• des prestataires de services (de sécurité) ICT,
  
• des agences de marketing et de communication,
  
• etc.
  
  

À quelles fins Fidea collecte-t-elle et traite-t-elle vos données à caractère personnel ?

Fidea collecte et traite vos données à caractère personnel à diverses fins et pour différents motifs. Pour chaque objectif, seules les données pertinentes à ce but donné seront traitées.

Respect de la loi

Plusieurs dispositions légales contraignent Fidea à traiter un certain nombre de données qui vous concernent. Les plus importantes de ces dispositions sont :

• l’obligation (au niveau du groupe) d’empêcher, de détecter et/ou de signaler le blanchiment
  
• d'argent aux autorités ; nous devons pour ce faire vous identifier en tant que client, représentant ou bénéficiaire économique, vérifier votre identité, déterminer votre profil (en termes de risque de blanchiment, ce qui nécessite la collecte de diverses données à caractère personnel) et contrôler vos opérations et transactions. C'est là l’application de la législation de lutte contre le blanchiment d’argent (notamment la loi du 11 janvier 1993), tant au niveau central (regroupement de données de clients et de groupes de clients) qu’au niveau local (notamment via la diffusion de signaux de risque),
  
• le traitement comptable des transactions, c'est-à-dire la législation comptable (notamment les AR du 17 novembre 1994 et du 13 février 1996),
  
• la législation sur les embargos (notamment les Règlements de l’UE 2580/2001 et 881/2002),
  
• l'obligation – dans des mesures diverses – de déterminer pour auprès d'assurances d'investissement
  
• l'obligation d'analyser vos souhaits et besoins pour une assurance proposée conformément aux règles AssurMiFID (notamment la loi du 30 juillet 2013 et divers arrêtés royaux du 21 février 2014),
  
• quelle catégorie d'investisseur vous appartenez (professionnel ou particulier), et de collecter des informations sur vos connaissances et expérience, sur votre capacité financière et/ou sur vos objectifs d'investissement, en conformément aux règles AssurMiFID
  
• la recherche de titulaires ou de bénéficiaires d'assurances dans le cadre de l’activation des assurances dormantes, en application de la loi du 24 juillet 2008,
  
• l’organisation (au niveau du groupe) d’une gestion appropriée des risques (prévention, limitation, détection et approche), dont les risques d’assurance, de crédit, de contrepartie et de marché, les risques relatifs à la gestion des informations et au respect de la loi, le risque de fraude par les collaborateurs, les clients et/ou les fournisseurs, le risque de comportement non éthique ou de fautes de collaborateurs, etc., en vertu de la législation sur les entreprises financières (notamment la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d'assurances et la loi du 16 février 2009 relative à la réassurance), tant au niveau central
  (regroupement de données de clients et de groupes de clients) qu’au niveau local (notamment via la diffusion de signaux de risque),
  
• l’organisation nécessaire à une réaction appropriée si vous exercez vos droits en vertu de la Loi vie privée, c'est-à-dire la législation régissant le respect de la vie privée (notamment la Loi vie privée du 8 décembre 1992, les lois du 11 mars 2003 et l’AR du 4 avril 2003),
  
• l’obligation de répondre aux questions légitimes des organes de surveillance des institutions financières, comme la FSMA [www.fsma.be] et la Banque nationale de Belgique [www.bnb.be], en vertu de la législation sur la surveillance (notamment les lois des 9 juillet 1975, 16 février 2009 et 4 avril 2014)
  
• l’obligation, en cas de décès, de transmettre aux autorités un relevé des avoirs du défunt, en vertu de la législation fiscale (notamment le Code des droits de succession),
  
• l’obligation de répondre aux questions légitimes des autorités fiscales, en vertu de la législation fiscale (notamment le Code des impôts sur les revenus),
  
• l’obligation de répondre aux questions légitimes des autorités judiciaires (police, Parquet, juge d'instruction et tribunal), en vertu de la législation relative à la police et à la procédure (pénale) (notamment le Code judiciaire et le Code de procédure pénale), etc.,
  

Évaluation avant la conclusion d’un contrat

Avant la conclusion de contrats d'assurance, Fidea peut (devoir) traiter certaines données afin de traiter une demande et procéder à une évaluation sérieuse de l’opportunité de conclure le contrat d'assurance et/ou des conditions auxquelles subordonner cette conclusion. Ces collecte et traitement de données sont d'usage tant pour les assurances dommages (comme les Polices voiture ou
habitation) que pour les assurances vie.

Exécution du contrat

Dans le cadre de la relation avec le client, plusieurs tâches doivent être effectuées et les services auxquels le client fait appel doivent être traités sur les plans administratif et comptable.Pour ce faire, il convient, dans certaines circonstances, de transmettre certaines données à caractère personnel à des experts internes ou externes chargés des questions de dommages corporels ou matériels, ainsi qu’aux tierces parties concernées (par exemple une entreprise de coassurance ou de réassurance, un avocat ou un service public compétent, comme le Fonds des Accidents du travail).
Parmi les exemples de traitements nécessaires à l’exécution de contrats d'assurance, nous pouvons notamment citer la gestion des polices d'assurance, le suivi des primes dues, le traitement des déclarations, l’évaluation de la couverture, la recherche des éléments (éventuellement sur l’intervention d’experts), les contacts avec d'autres parties concernées (dont les autres assureurs, les auteurs des dommages, les assurés, les bénéficiaires,…), l’évaluation des dommages et leur règlement, le paiement d’indemnités, l’examen des divergences par rapport aux statistiques (par ex. un nombre de sinistres et/ou une charge de sinistres supérieur(e)s à la moyenne), la défense et la constatation de droits en justice (par ex. si le dossier doit être défendu devant un tribunal),…

Intérêts légitimes

En plus des objectifs précités, Fidea a également plusieurs intérêts légitimes en tant qu'entreprise, qui justifient le traitement de certaines données à caractère personnel. À cet effet, Fidea veille à ce que l’impact sur le respect de votre vie privée demeure le plus limité possible et qu’en toute hypothèse, l’équilibre entre l’éventuel impact et votre vie privée ne soit pas perturbé.
Des données à caractère personnel sont ainsi traitées pour :

• la réalisation d’études, de modèles (de risque, marketing et autres) et de statistiques, en rompant le plus rapidement possible tout lien avec des individus précis,
  
• la preuve (archives),
  
• la constatation, l’exercice, la défense et la préservation des droits de Fidea ou des personnes qu’elle représente éventuellement, par ex. en cas de litiges,
  
• la synergie, l’amélioration de l’efficacité ou autres avantages susceptibles de découler du traitement (conjoint) chez un sous-traitant (voir "Sous-traitant"),
  
• la sécurité, la protection et la surveillance de personnes et de biens,
  
• la direction, la gestion (des risques) et le contrôle de l’organisation, notamment par un système de rapports par la direction ou par les fonctions de gestion et de contrôle, respectivement, sous la forme :
  
  • du service juridique (notamment, la gestion des litiges et les risques juridiques),
    
  • de compliance (notamment la prévention du blanchiment et de la fraude, les enquêtes y afférentes, la protection des consommateurs et le respect de la vie privée),
    
  • de gestion des risques (notamment le risque de crédit et le risque d’assurance sur des clients et des groupes de clients dans le monde entier), et
    
  • de l’audit interne et externe,
    
• la gestion centralisée, coordonnée ou efficace des clients et des groupes de clients dans le monde entier, ou l’appui de cette gestion, y compris la préparation de segments (par ex. particuliers, entreprises, indépendants, …) et les profils personnels pour la gestion des clients ou la détection de leurs besoins,
  
• l'évaluation de la position de Fidea en tant que votre prestataire de services financiers,
  
• l’évaluation, la simplification et l’amélioration des processus, comme l’optimalisation des campagnes, les simulations et ventes sur le site Internet (notamment via le suivi de simulations (inachevées)), les statistiques, les enquêtes de satisfaction, les données des cookies (comme les paramètres choisis et le comportement de navigation sur le site Internet),…

Intérêt légitime particulier : le marketing (direct)

Fidea vous propose en tant que client(e) (prospect ou candidat-client) une gamme de produits et de services dans le secteur des assurances. Pour ce faire, elle peut passer par différents canaux : les courtiers d'assurances indépendants, les agences d'assurances exclusives indépendantes, Internet, le courrier postal, le téléphone, la présence lors d’événements,… À l’avenir, Fidea utilisera aussi de nouvelles évolutions technologiques afin :

• d’adapter à vos souhaits la mise en page ("look & feel"), voire la structure de la page Internet, que vous l'ayez expressément demandé ou que nous l'ayons déduit de votre comportement de navigation sur Internet,
  
• d'adapter les publicités sur les pages Internet en fonction des intérêts que vous aurez précédemment manifestés en ligne, dans l’agence ou ailleurs,
  
• de compléter les formulaires avec des suggestions ou des données connues ("pré- remplissage"), en vous demandant de vérifier l’exactitude de ces données et de les mettre à jour le cas échéant,
  
• de vous donner la possibilité d'enregistrer facilement des informations et de les communiquer à des personnes potentiellement intéressées (par ex. le bouton "envoyez à un ami") ou de le publier sur votre page dans un site de réseau social (par ex. le bouton "partagez cette information via Facebook"),
  
• ...

Si vous ne souhaitez pas que Fidea vous contacte avec des informations, de la publicité ou des propositions "sur mesure", vous pouvez vous opposer au traitement de vos données par ou à la demande de Fidea en vue de vous contacter. Vous trouverez davantage d'informations à ce propos sous le titre "Opposition au marketing direct". Ce point est particulièrement important, car Fidea part du principe que si, en tant que client, vous lui communiquez vos coordonnées, elle pourra aussi les utiliser pour vous adresser des informations, de la publicité ou des propositions "sur mesure" (marketing direct). Cela vaut tout particulièrement pour votre numéro de GSM et votre adresse e-mail. Afin de mieux vous servir, Fidea regroupe diverses données à caractère personnel vous concernant et dont elle dispose (notamment les données extraites de sources publiques comme le Moniteur belge, le compte rendu d'entretiens à l’agence d'assurances ou d’autres contacts, les dossiers de police ou les sinistres), ainsi que vos relations avec des tiers (par ex. votre famille, votre entreprise,…). Ces données seront interprétées par votre intermédiaire d'assurances et par les gestionnaires de dossier de Fidea. Ils seront aidés dans cette tâche notamment par les traitements et propositions centralisés de ces données, dont :

• la détermination de profils de clients généraux ou spécifiques afin de mieux évaluer vos besoins, comportements et/ou valeurs. Exemples :
  
  • la catégorie de preneur d'assurance à laquelle vous appartenez : particulier ou entreprise,
    
  • votre profil de risque pour les assurances placement (Branche 23), qui est une synthèse de vos connaissances et de votre expérience, de votre solidité financière et/ou de vos objectifs de placement,
    
  • la mesure dans laquelle certaines de vos caractéristiques en tant que client correspondent à un modèle ; par ex., vous affichez dans votre choix de produits un comportement laissant à penser que certains produits ou services d’assurance pourraient vous être utiles,
    
  • si vous vous trouvez à un "moment charnière", comme votre premier emploi, un nouveau job, un mariage, une voiture, une maison, l'agrandissement de la famille, la retraite,… moment auquel certains produits ou services d’assurance donnés
    pourraient s’avérer utiles, un profil qui tente d’évaluer les attentes que vous placez en Fidea en termes de prestation de services. Par ex., vous prenez toujours l’initiative en termes d’assurances, vous souhaitez une explication régulière de votre portefeuille, vous êtes une entreprise locale en croissance (ayant notamment besoin d’assurances adaptées),…
    
• le suivi des signaux que vous avez donnés et qui ont trait aux produits proposés par ou via Fidea, comme par ex. :
  
  • participation à un concours,
    
  • parcourir une simulation,
    
  • présence à un événement,
    
  • utilisation d'une application,
  • demande d'information,
    
  • événements futurs (par ex. la date d'échéance de la carte verte de votre véhicule).
    
• l’examen de l’aperçu des produits et services que vous avez souscrits, pour vous proposer éventuellement un ensemble packagé de ces mêmes produits et services, qui vous permettrait de bénéficier d'une ristourne,
  
• la mesure de l’utilisation (sous-)optimale d’un produit ou d’un service, pour pouvoir vous proposer éventuellement un autre produit ou service, mieux adapté,
  
• la tenue à jour d’un historique des (derniers) moments de contact, afin de connaître la fréquence des contacts et de la maintenir à un niveau acceptable (pas trop élevée),
  
• le traitement des échéances de prime afin de pouvoir vous proposer un plan de paiement échelonné,
  
• la sauvegarde de vos préférences : si et comment Fidea peut vous contacter pour vous soumettre des informations, de la publicité ou des propositions "sur mesure" (par courrier postal, par téléphone,…).

Fidea s’impose un certain nombre de limitations, dont notamment les suivantes :

• Fidea ne collecte aucune donnée auprès d’enfants de moins de 15 ans à propos de leur situation financière ou à propos de personnes tierces, sans avoir obtenu l’autorisation du représentant légal.
• Fidea s’abstient de vendre ou de louer à des tiers vos données à caractère personnel.
  
• Dans le cadre du marketing direct, Fidea n’utilise pas :
  
  • de techniques automatisées de collecte de données, c'est-à-dire des applications de collecte de données à caractère personnel sans intervention humaine, par ex. en écumant une partie des échanges de données personnelles sur Internet,
    
  • de spyware,
    
  • de "respawning cookies", c'est-à-dire des cookies qui, si vous les effacez, reviennent subrepticement,
    
  • de "tracking cookies", c'est-à-dire des cookies qui espionnent votre comportement en dehors du site Internet qui les a placés sur votre machine,
    
  • de cookies d’une durée de vie supérieure à 2 ans.
    
    

Autorisation

Présomption d’autorisation lorsque vous devenez client ou lorsque vous transmettez des données

Si vous devenez ou restez client et que vous transmettez vos coordonnées à Fidea, nous partons du principe que vous donnez votre accord pour le traitement de ces données de la manière décrite dans la présente déclaration. Il en est dès lors déduit que vous souhaitez que Fidea vous contacte par le biais de divers canaux (agence d'assurances, courrier postal, en ligne,…) pour vous fournir des informations, de la publicité ou des propositions "sur mesure" ou, à tout le moins, que vous ne vous y opposez pas. Vous pouvez réfuter cette présomption en vous opposant aux traitements passibles d’opposition, comme le traitement à des fins de marketing direct. Pour les éventuelles formalités, consultez la section "Vos droits en cas de traitement de vos données à caractère personnel". Vous ne pouvez pas vous opposer à des traitements contre lesquels aucune opposition n’est possible, ce qui est notamment le cas des traitements légalement obligatoires.

Société de l'information – "e-commerce" (GSM, e-mail,…)

Si vous indiquez votre numéro de GSM ou votre adresse e-mail, ce renseignement pourra être utilisé des fins de marketing direct. En principe, votre autorisation explicite à cet effet vous sera demandée ; toutefois, si ce n’était pas le cas – par exemple, en raison d’un oubli ou d’une panne technique – nous vous demanderions :

• de le signaler par un message au service Privacy de Fidea (privacy@fidea.be), et
  
• si vous le souhaitiez, de notifier, via les autres canaux disponibles, votre opposition au traitement à des fins de marketing direct (voir ci-dessus).
  

Si, en raison de la configuration des paramètres de votre navigateur, vous acceptez le cookie, Fidea partira du principe que vous acceptez le traitement des données qui en découle, même s’il est personnalisé (pour plus d'informations à ce propos, voir infra). Si vous ne souhaitez être suivi(e) que de façon anonyme, vous pourrez le préciser sur la page spécifiquement prévue à cet effet ; vous pourrez aussi (faire) supprimer votre cookie à la fin de chaque session en paramétrant en ce sens votre navigateur.

Revenir sur l’opposition

Si vous vous êtes opposé(e) à un traitement et que Fidea a été en mesure de l’accepter, vous ne serez recontacté(e) avec des informations, de la publicité ou des propositions "sur mesure" qu’après avoir à nouveau autorisé un tel traitement.

Relations et groupes

Vous acceptez que Fidea traite la relation avec les personnes liées (par ex. le partenaire, les enfants, des membres de la famille vivant sous le même toit, des assures, des bénéficiaires,…) ainsi que, le cas échéant, leurs données.
Si le client est une personne morale, il accepte – via son représentant – que Fidea traite la relation avec les personnes (morales) liées (par ex. l’entreprise mère, les filiales, les représentants, les bénéficiaires finaux,…) ainsi que leurs données.

Représentants et groupes

Si un représentant (légal) agit en cette qualité, il donne aussi ce faisant l’autorisation de traiter les données à caractère personnel de la personne qu’il représente. Cela implique notamment :

• que le(s) parent(s) donne(nt) son(leur) autorisation pour le traitement des données à caractère personnel de son(ses) (leur(s)) enfant(s) mineur(s) d'âge,
  
• que l’administrateur provisoire donne son autorisation pour le traitement des données à caractère personnel de la personne sous son autorité,
  
• que le curateur donne son autorisation pour le traitement des données à caractère personnel de la personne placée sous curatelle,
  
• que le mandataire donne son autorisation pour le traitement des données à caractère personnel de la personne qu’il représente,
  
• ...

Les représentants, entreprises et personnes morales qui communiquent à Fidea des données de personnes physiques auxquelles ils sont liés ne peuvent le faire que dans la mesure où ces personnes en sont suffisamment informées et y consentent. Le représentant, l’entreprise ou la personne morale exonère dès lors Fidea de toute revendication (des personnes concernées) à ce propos. Ainsi, Fidea ne pourra par ex. pas être tenue pour responsable du respect de la Loi vie privée par l’entreprise qui transmet une liste de travailleurs utilisant un véhicule de société ou bénéficiaires d’une assurance groupe.
Un représentant a accès aux données de la personne représentée dans le cadre de son mandat. Cela implique donc qu’un représentant n’a accès qu’aux données ayant été traitées pendant son mandat, même si ce mandat s’est dans l'intervalle achevé.

Compléments d'information à propos du traitement de données spécifiques à caractère personnel

Généralités

Fidea traite, aux fins précitées, les données à caractère personnel qui sont (susceptibles d’être) pertinentes dans ce cadre. Il s’agit, globalement et pour toutes les fins réunies, d’un volume très important de divers(es) (types de) données à caractère personnel : les données ayant trait à votre personne, à la composition de votre famille et d’autres relations, à votre patrimoine, à vos activités professionnelles et privées, ainsi qu’à vos produits, services et opérations d’assurance, etc. Nous allons nous pencher plus en détails ci-dessous sur un certain nombre de ces catégories.

Données publiques

Fidea peut traiter celles de vos données :

• qui sont soumises à une obligation de publication, par ex. la publication de votre nomination en qualité d’administrateur d’une société, la protestation de lettres de change ou une faillite,
  
• que vous avez publiées vous-même, par ex. des informations sur votre site Internet ou votre blog,
  
• qui font partie de votre vie publique, par ex. parce qu'elles sont de notoriété publique dans votre milieu.
  

De telles données peuvent être pertinentes et être utilisées pour la plupart des objectifs qu’a indiqués Fidea, y compris pour le contrôle de l’exhaustivité ou de l'actualité de données dans des fichiers de Fidea et pour l’appui à des actions de marketing (direct).
Fidea conserve, dans la mesure du possible, la source et la date de consultation de telles données, notamment pour pouvoir évaluer si ces données sont toujours d'actualité.

Données en matière de santé

Les données en matière de santé sont toutes les données à caractère personnel qui concernent directement l’état de santé physique ou psychique passé, présent ou à venir de l’intéressé.
Fidea traite les données en matière de santé avec un soin tout particulier. Leur traitement s’effectue sous la surveillance d’un professionnel des soins de santé (comme un médecin par ex.).
Lorsque des données en matière de santé sont demandées à des candidats-preneurs d'assurance
et/ou des candidats-assurés et/ou des victimes, une clause de respect de la vie privée est insérée dans les documents employés.
Les données en matière de santé sont signalées en tant que telles et en règle générale classées séparément, de sorte que les collaborateurs soient conscients qu’il s’agit de données sensibles. La transmission par voie électronique de données médicales à des tiers (par ex. le médecin traitant) s’effectue par le biais d’un canal spécifique sécurisé. Ces données sont sauvegardées, archivées et ensuite détruites de manière sécurisée.

Site Internet – Généralités – Cookies

Les sites Internet de Fidea utilisent des cookies. Il s’agit de petits fichiers de texte qui sont créés par un programme sur le serveur du site Internet de Fidea, mais conservés ensuite sur (le disque dur de) votre PC.
Ces cookies sont à, tout le moins en partie, nécessaires techniquement pour permettre une communication harmonieuse entre votre PC et les sites Internet de Fidea (par ex. correspondance avec le système d'exploitation et le navigateur utilisés par votre ordinateur, ou possibilité d’établir une connexion sécurisée). D'autre part, les cookies peuvent aussi être utiles (et utilisés) pour sauvegarder sur votre PC un certain nombre de réglages (préférences), (une partie de) vos données de connexion, votre historique de navigation, et pour envoyer (une partie de) ces données au site Internet auquel ce cookie est lié. Ce site Internet pourra ensuite utiliser ces données entrantes pour l’évaluation et l’amélioration (des processus sur) le site. C’est ainsi que des statistiques de visite d’une page donnée pourront être établies (par ex. le nombre de visites, le nombre de visiteurs uniques, la durée moyenne d’une visite). Fidea utilise aussi les cookies à ces autres fins utiles.
En modifiant les paramètres de votre navigateur Internet, vous pouvez empêcher les cookies d'être (automatiquement) acceptés par votre PC. Cette décision pourrait cependant avoir une incidence sur la communication avec le site Internet ; il se pourrait ainsi que certaines pages ne s’ouvrent pas, que certains films ne soient pas visibles, que certaines données ne puissent pas être sauvegardées ni être automatiquement complétées lors d’une visite ultérieure, etc. Vous pouvez aussi – manuellement ou via les paramètres de votre navigateur Internet – effacer (automatiquement) les cookies de votre PC après chaque consultation du site Internet.
Les cookies ne permettent en principe aucune "identification". Ils nous permettent par contre de retrouver l’ordinateur avec lequel vous surfez sur Internet (notamment via l’adresse "IP"). Si un ordinateur est utilisé par plusieurs personnes ou si une même personne se connecte au départ d'ordinateurs différents, il sera très difficile de déterminer – même pour votre fournisseur d'accès Internet – de quelle personne il s’agit.

Site Internet – Ouverture de session

En principe, Fidea est dans l'impossibilité de connaître l’identité de la personne surfant à partir d’un ordinateur donné. Toutefois, si vous vous connectez une fois et que vous êtes donc identifié, ces informations pourront être enregistrées dans le cookie. Si elles sont transmises à Fidea, cette dernière sera en mesure, aussi longtemps que l'information est consignée dans le cookie, de vous suivre que vous soyez connecté(e) ou non, non seulement de manière "anonyme", mais aussi (avec une certaine certitude) de manière personnalisée.
Vous pouvez vous y opposer en choisissant de n’être suivi(e) que de façon anonyme (voir ci-dessus). Vous pouvez aussi (faire) effacer le cookie à la fin de chaque session en paramétrant en ce sens votre navigateur.
Si vous ne choisissez pas d’être suivi(e) de manière anonyme et que Fidea peut dès lors observer votre comportement en ligne de façon personnalisée, Fidea pourra employer ces données pour soutenir des actions de marketing (direct).

Formulaires – concours, simulateurs, etc.

Si vous complétez un formulaire de Fidea, cette dernière traitera bien évidemment les données nécessaires à la gestion administrative du processus dans le cadre duquel le formulaire avait été proposé. Il peut s’agir d’un concours ou de toute autre application que Fidea met à disposition. Il se pourrait ainsi que vos données se trouvant dans un simulateur dont vous interrompez l’utilisation ou que vous souhaitez réutiliser ultérieurement aient dans l’intervalle été stockées, afin que vous ne deviez plus les remplir à nouveau.
Pour pouvoir évaluer le processus, le système pourrait aussi vous demander pourquoi vous interrompez ce processus, pour autant que vous vous soyez suffisamment identifié(e) (par ex. en étant connecté(e) à Online) au moment de l’interruption.
Fidea demande en principe explicitement votre autorisation pour pouvoir utiliser l’information du formulaire en vue de pouvoir vous approcher ultérieurement, éventuellement avec des informations, de la publicité ou des propositions "sur mesure".Si vous êtes client(e) et avez été identifié(e) comme tel(le) avant ou pendant le processus (par ex. en vous connectant à Online), Fidea partira du principe que vous souhaitez – ou, à tout le moins, n’avez pas d’objection – à ce que ces informations soient
sauvegardées en vue de vous approcher ultérieurement en vertu des renseignements mentionnés dans le formulaire ou en raison du fait que vous avez appelé le formulaire ou l’avez complété. Dans ce cas, Fidea vous donnera toutefois la possibilité d’indiquer, pour ce formulaire spécifique, que vous refusez cette autorisation.
Fidea est consciente que remplir des formulaires (en particulier des simulateurs complexes) prend parfois beaucoup de temps. C’est pourquoi – si vous vous êtes suffisamment identifié(e) en tant que client(e) (par exemple en vous connectant à Online) – Fidea conçoit dans la mesure du possible des formulaires pour lesquels :

• soit un certain nombre de données ne sont pas demandées, mais ajoutées en arrière-plan au formulaire, au départ des informations dont dispose Fidea. Il pourrait toutefois vous être parfois demandé d’en vérifier l’exhaustivité ou de les actualiser,
  
• soit un certain nombre de données sont pré-complétées, pour autant que Fidea en dispose, avec la possibilité d’y apporter des modifications.

Contact

Si un collaborateur de votre agence d'assurances ou de Fidea – en règle générale votre gestionnaire de police ou votre gestionnaire de sinistre – vous contacte, ce contact sera la plupart du temps enregistré afin de constituer un historique, de conserver un (bref) compte rendu de ce contact ou de servir de rappel pour des tâches ultérieures.

Correspondance

La correspondance avec des collaborateurs de Fidea sur leur lieu de travail (adresse de l’agence, fax de l’agence, adresse e-mail fonctionnelle ou personnelle de Fidea, …) est réputée être de nature professionnelle et peut donc être examinée par ou à la demande de Fidea (collaborateurs, informaticiens, enquêteurs,… dans le cadre de leur mission : par ex. répartition efficace du travail et/ou centralisation de l’approche, dans le cadre de la continuité de la prestation de services, de l’administration de la preuve, du contrôle sur le lieu de travail, de la protection ou de la lutte contre la fraude).

Conversations téléphoniques

Fidea peut écouter ou enregistrer des conversations téléphoniques menées avec vous, afin d’assurer la formation et le coaching des collaborateurs, d’améliorer la qualité, la protection, les processus et l’administration de la preuve afférente aux missions.
Fidea peut conserver ces enregistrements pendant toute la période durant laquelle des problèmes d’administration de la preuve liés à ces missions pourraient survenir. Cette réglementation vaut notamment, mais pas exclusivement, pour les conversations téléphoniques avec un contact center ou le helpdesk.
Si Fidea fait appel à un sous-traitant, ce sous-traitant sera aussi responsable du traitement des conversations téléphoniques écoutées ou enregistrées en vue d’assurer la formation et le coaching des collaborateurs et d’améliorer la qualité du service. Il pourra à cette fin conserver ces enregistrements pendant une brève durée (max. 3 mois).

Images vidéo

Fidea peut utiliser des caméras dans ses locaux professionnels et aux alentours de ceux-ci. S’il s’agit de caméras de surveillance, Fidea respectera les règles fixées dans la loi du 22 mars 2007 relative à l'installation et à l'utilisation de caméras de surveillance. Dans les autres cas, elle se conformera à la Loi vie privée générale. Vous trouverez davantage d'informations sur ces lois sur le site www.privacycommission.be.
Cela signifie concrètement que les enregistrements vidéo effectués par le biais de caméras de surveillance dans les bâtiments de Fidea et à l'extérieur (identifiés au moyen d’un autocollant avec le pictogramme d’une caméra) seront conservés pendant une période maximale d’un mois. Ce délai pourra être prolongé si les images enregistrées s’avèrent utiles pour démonter l’existence d’un délit ou d’incivilités, pour apporter la preuve de dommages ou pour identifier un auteur, un fauteur de troubles, un témoin ou une victime.
Pour les images de caméras chez votre intermédiaire (courtier ou agent), vous devez en règle générale vous adresser à votre intermédiaire.

Échange de données

Transmission et réception

Sauf en cas d'interdiction légale (comme le devoir de discrétion professionnel local ou la Loi vie privée), Fidea peut, à des fins commerciales, échanger vos coordonnées personnelles et vos données de police avec d'autres entreprises avec lesquelles elle a signé un accord de collaboration ; ces entreprises traitent ces données dans leur propre réseau de distribution.

Limitation

• avec lesquelles le client a, avait ou souhaite avoir une relation contractuelle ou des contacts,
  
• dont l’intervention est requise pour la fourniture ou le suivi de services au client, ou
  
• devant se conformer (au niveau du groupe) à des exigences légales ou prudentielles, c'est-à-dire des exigences imposées par les autorités de surveillance ou découlant d’attentes en matière de bonne gouvernance, ou chargées de la prévention de la fraude (de collaborateurs et/ou de clients), y compris la lutte contre le blanchiment et la fraude à l'assurance.
  
  

Questions de tiers

Quand répondre aux questions de "tiers" ?

En raison de l’obligation de discrétion de Fidea et des dispositions de la Loi vie privée, les questions des tiers doivent (à une seule exception près) être basées soit sur une disposition légale, soit sur l’autorisation de l’intéressé(e). Dans ce dernier cas, nous vous conseillons de demander les données auprès de celui(celle)-ci.
Fidea ne peut pas être tenue pour responsable si les bénéficiaires légitimes des données à caractère personnel doivent, conformément à des obligations légales en vigueur, transmettre des données à caractère personnel de clients à des autorités locales ou doivent les traiter de manière peu sûre.

À qui pouvez-vous / devez-vous vous adresser lorsque vous êtes un "tiers" ?

Si, en tant que tiers (par ex. police, notaire, avocat,…), vous avez des questions à propos de clients, vous devrez adresser votre demande au service Privacy de Fidea (Privacydienst, Delacenseriestraat 1 à 2018 Antwerpen, privacy@fidea.be)
Ce service spécialisé examinera votre demande et vous apportera une réponse, s’il peut y être répondu en tenant notamment compte de l’obligation de discrétion et de la Loi vie privée.