18-01-2018, 14:00

En tant qu’employeur, quels points dois-je inclure dans ma car policy ?

Une car policy reprend tous les règlements relatifs aux voitures de société qui ont été établis au sein d'une entreprise. C’est pourquoi on parle aussi de politique en matière de voitures de société ou de règlement relatif au parc automobile. Dans une car policy, l’employeur rassemble et explique les différents droits, obligations et accords relatifs aux voitures de société. Dans cet article, nous évoquons les éléments qui doivent absolument figurer dans une politique en matière de voitures de société.

WagenparkPourquoi est-il important, en tant qu’employeur, de disposer d'une car policy ?

Un tel document permet d’avoir une politique en matière de voitures de société claire et cohérente et réduit les éventuelles discussions entre employeur et employé à un minimum. Le plus souvent, la car policy est annexée au règlement de travail.

L’élaboration d’une car policy raisonnable résulte à terme en une réduction de la charge de sinistres, ce qui est évidemment positif. Mais plus important encore, une politique adéquate améliore la sécurité routière et réduit les risques lors des déplacements des collaborateurs. Il s’agit donc aussi bien de gestion d’entreprise sensée que de bonnes pratiques en tant qu’employeur et de responsabilité sociale.

Quelles sont les rubriques pouvant figurer dans une car policy ?

Les rubriques suivantes peuvent être reprises dans une politique en matière de voitures de société : 

  • critères d’attribution
  • règles appliquées en cas d’absence
  • usage professionnel vs privé
  • utilisation d'une carte carburant
  • procédure à suivre en cas d’accident ou de sinistre
  • options et accessoires autorisés et interdits
  • règlement en cas de contravention,
  • etc.

 

Quels sont les éléments qui doivent absolument figurer dans une car policy ?

En tant qu’assureur, Fidea estime important que les points suivants soient définis avec clarté :  

  • La car policy fait-elle partie du règlement de travail ?
  • Qui, outre l’employé, est autorisé à conduire le véhicule ?
  • Le véhicule peut-il être utilisé à des fins privées ?
  • En cas de sinistre
    • Existe-t-il une procédure pour la déclaration d’un accident (tant dans le cadre de la responsabilité qu’en cas de dégâts au véhicule) ?
      • Comment établir une déclaration ?
      • Dans quels cas un procès-verbal doit-il être établi ?
    • Les déclarations de sinistres sont-elles centralisées et examinées au préalable ?
  • Attitude :
    • Existe-t-il des instructions relatives à la consommation d’alcool et de drogues ?
    • Existe-t-il des instructions relatives au comportement au volant ?
    • Existe-t-il des directives concernant l'usage du GSM ?
  • Qu’en est-il des sinistres avec circonstances aggravantes ?
    • Qu’est-ce qui a été convenu en cas de :
      • état d’ébriété 
      • délit de fuite
      • amendes pour comportement dangereux au volant
    • Y a-t-il une politique de sanctions en cas d’état d’ébriété, de délit de fuite ou de comportement dangereux au volant ?
      • Entretiens avec le gestionnaire de flotte ou le supérieur hiérarchique ?
      • Accords relatifs au traitement des amendes ?
      • Accords concernant l’imputation et la récupération éventuelles de la franchise ?
    • La fréquence des sinistres et les amendes sont-elles répertoriées et suivies, et sont-elles prises en compte dans le cadre de la politique d’évaluation ?
  • Existe-t-il une politique de récompense ?
    • Individuelle
    • Collective

 

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